Implementação de GED como inovação em uma refinaria de petróleo

desafios e resultados

Resumo

As informações precisam ser preservadas de forma estruturada para que possam ser resgatadas de maneira ágil, pois são importantes para tomada de decisão nas organizações. A tecnologia que mais tem corroborado com a localização da informação/documento é o GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos. O trabalho apresentado tem como principal objetivo mostrar como obter inovação transformando o legado documental físico e digital, analisando os desafios e resultados da implementação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) de uma refinaria de petróleo. Os operadores da refinaria foram entrevistados a partir dos objetivos específicos: a) identificar contribuições da aplicação de Gestão Documental para a implementação de GED de uma refinaria, de forma mais efetiva e eficiente; b) mapear aplicações de gestão documental em uma refinaria que gerem resultados inovadores para um GED mais eficiente; c) investigar através de estudo de caso as necessidades de Gestão Documental dentro da refinaria e os impactos na implementação do GED. Foi observado que a aplicação de sistema de gerenciamento eletrônico de documentos aliado a gestão documental corroborou para: padronização dos tipos documentais; redução da massa documental (papel); agilidade na busca por documentos técnicos; segurança da informação; centralização dos documentos em um repositório único; controle dos processos documentais dentro da refinaria; controle dos documentos passiveis de auditorias e fiscalizações. Também foi notável a necessidade do entendimento macro dos processos e atividades, realizando um mapeamento sistêmico de todo o cenário dentro da refinaria.