O profissional de secretariado e a gestão documental: processo de implantação de arquivo digital em uma organização do setor privado

Resumo

O profissional contemporâneo de secretariado expandiu os limites das atividades estritamente técnicas e passou atuar em áreas mais estratégicas, tal fato é comprovado tanto empiricamente, quanto pela bibliografia científica. A polivalência, uma das principais características do profissional permite a atuação em áreas diversas, sem descaracterizá-lo, conforme aponta Veiga (2010). Dentre as diversas atividades competentes, está a gestão documental, foco deste estudo que objetiva analisar a atuação do profissional de secretariado, como um gestor documental, na implantação de um arquivo digital. Diante de tal propósito, essa pesquisa verificou se, a partir do perfil contemporâneo do profissional de secretariado, existe a possibilidade de ele assumir as demandas de gestor documental e propôs um processo de arquivo digital como ferramenta organizacional desenvolvida pelo secretário. Utilizou-se na metodologia a abordagem científica qualitativa, de natureza aplicada, pesquisa descritiva quanto aos objetivos; e quanto à estratégia, um estudo de caso realizado por entrevista focal, semiestruturada, com o sujeito responsável pela implantação do arquivo digital. O resultado da pesquisa evidenciou que existe, a possibilidade do profissional assumir as demandas de gestor documental. Tal fato foi comprovado pelo desenvolvimento e a implantação de um arquivo corrente digital em uma empresa privada. O estudo revelou também uma série de vantagens tanto para a empresa quanto para a atuação da secretária, tais como: instituição de novas ferramentas para controle dos arquivos, queda no número de vias originais extraviadas, reconhecimento da atuação da profissional como gestora documental, percepção da importância da correta guarda e manuseio de documentos.