COORDENAÇÃO DE CONTABILIDADE E FINANÇAS DA PRO-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO DA UFPB: relato das barreiras e desafios para uma gestão arquivística

Abstract

No intuito de conscientizar os gestores da necessidade de implantação de uma gestão documental na Coordenação de Contabilidade e Finanças, da Pró-Reitoria Administrativa, da Universidade Federal da Paraíba (CCF/PRA/UFPB) e, com o objetivo de diagnosticar a atual situação em que se encontram os documentos desse setor, realizou-se um estudo de caso, de caráter exploratório e abordagem qualitativa, tendo como recorte a sua massa documental acumulada. Os dados foram coletados utilizando-se a pesquisa documental (através de documentos institucionais: diagnóstico, correspondências oficiais, resoluções, relatórios e pesquisas nos sites da UFPB, do Conselho Federal de Contabilidade e do Conselho Nacional de Arquivos); assim como a observação assistemática (que em vários momentos subsidiou a pesquisa com informações complementares). A revisão da literatura fundamentou o estudo sob três aspectos: a gestão documental, enfocando suas etapas para o tratamento técnico dos documentos de arquivo; o diagnóstico de instituições arquivísticas; e, a informação contábil, seu conceito e suas características, destacando os aspectos normativos da documentação contábil. Apresentou os seguintes resultados: i) apontou as atribuições e competências da CCF/PRA/UFPB e das unidades a ela vinculadas; ii) relatou, utilizando recursos imagéticos, as condições físico-estruturais do arquivo, constatando que o acervo se encontra depositado sem a devida organização e tratamento arquivístico em um ambiente insalubre e sem as condições necessárias para o devido funcionamento; iii) identificou as tipologias documentais encontradas no acervo pesquisado; e, iv) evidenciou a importância e a necessidade de implantação de uma gestão documental para o setor estudado e para a instituição como um todo. Palavras-chave: Gestão Documental. Pro-Reitoria Administrativa. Universidade Federal da Paraíba.