GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS: ESTUDO DE CASO COM O SISTEMA DE GESTÃO DE CONTEÚDO PLONE

Resumo

A gestão de arquivos eletrônicos ou documentos arquivísticos eletrônicos demanda novas formas de gerenciamento para garantir agilidade e atender as especificidades tecnológicas, jurídicas e arquivísticas. O artigo desenvolve estudo de caso em uma empresa de jornalismo, que apresenta necessidade de automatização do contínuo fluxo de interação autor-editor. Os resultados revelam as necessidades informacionais para a gestão de arquivos eletrônicos no ambiente de análise, em relação à teoria de arquivos, e apresentam uma solução para a adoção de ferramenta web colaborativa que atenda às necessidades de operação e gerência. A ferramenta solução identificada foi o Plone , um portal corporativo que utiliza software livre de forma integrada com o ambiente Windows proprietário, e atende aos requisitos teóricos e empresariais. Desta forma, para a empresa torna-se possível o controle de edição compartilhada (com check-in e check-out), o acesso universal ao acervo pela internet, o uso de metadados, e a automação de processos via workflow.