Gestão de e-mail

um desafio para a administração pública federal

Resumo

O objetivo principal deste estudo é o de verificar como a Administração Pública Federal trata as mensagens dos e-mails do ponto de vista arquivístico. Os objetivos específicos são os seguintes: mapear a literatura nacional e internacional sobre o tema; identificar a trajetória do uso do e-mail, da implantação no Brasil até a caracterização dele como documento de arquivo; verificar a gestão dos e-mails nas organizações públicas. Esta pesquisa, quanto ao seu objetivo, é do tipo exploratória, pois procura ampliar o conhecimento sobre um tema, a organização dos e-mails na Administração Pública Federal, pouco explorado pela área. Trata-se de uma pesquisa bibliográfica e documental no que se refere aos procedimentos de coleta e às fontes de informação. E é uma pesquisa qualitativa em relação à natureza dos dados.  É, também, uma pesquisa documental, pois consistirá na apreciação de normativos elaborados pelos órgãos públicos sobre o gerenciamento dos e-mails. As atividades consistiram no mapeamento da literatura sobre o tema, na elaboração da revisão de literatura e do questionário e na sistematização dos dados coletados. Apesar de serem considerados documentos arquivísticos e tratados como tal, na prática a realidade das instituições da administração pública federal revelou que não há um tratamento arquivístico dos e-mails e, por vezes, estes são eliminados discricionariamente. É fundamental mais estudos voltados para a identificação, gestão e preservação dos e-mails para que as informações contidas neles possam ser estruturadas, acessíveis, preservadas a longo prazo e permanecerem autênticas.