TRANSFORMAÇÃO DIGITAL NA GESTÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
eficiência, segurança e acesso
DOI:
https://doi.org/10.22478/ufpb.2318-6186.2025v13n2.77426Keywords:
Gestão Documental, Transformação Digital, Inteligência Artificial, Preservação Digital, Segurança Da InformaçãoAbstract
Digital transformation in records management represents a paradigmatic shift, transcending the mere replacement of paper with electronic media and repositioning information as a strategic asset of organizations. This article aims to analyze the contributions and challenges of integrating emerging technologies, such as Optical Character Recognition (OCR), Artificial Intelligence (AI), intelligent automation, and Electronic Document Management Systems (EDMS), in enhancing the efficiency, security, and access to information. The research was conducted through a critical literature review, using databases such as Google Scholar, SciELO, and PubMed, focusing on studies published in the last ten years. The results show that AI and intelligent automation reduce human errors, accelerate workflows, and support data-driven decision-making. OCR, in turn, expands access, facilitates digitization, and contributes to inclusive practices. Information security is reinforced by automated monitoring systems, while access is enhanced through cloud-based solutions and assistive technologies. It is concluded that digital transformation constitutes an essential requirement for records governance in the 21st century, balancing technological innovation and archival principles in order to ensure preservation, reliability, and the social value of information.
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